Digital-vernetzt zusammenarbeiten, im Unternehmen stets bestens informiert sein, effizienter kommunizieren, zentrale Wissens- und Lernplattformen bereitstellen. All das kann erfolgreich gelingen, mit Unterstützung von Digital Workplace und Social Intranet. Aber was braucht es, um diese Plattformen zunächst erfolgreich einzuführen und sie dann auch langfristig gut zu nutzen?

Seit 2012 begleitet Steffi Gröscho mit ihrem Team der Agentur perlrot große und mittelständische Unternehmen sowie Organisationen auf dem Weg in die Arbeitswelt 2.0.
Sie erläutert, dass zuerst mit möglichst vielen zukünftigen Nutzern einer neuen Kommunikationsplattform die Frage beantwortet wird: Wofür das Ganze, was sollen oder wollen die Nutzer dort vorfinden? Als zentrale Probleme erlebt Steffi oftmals: Unauffindbare Informationen, keiner kennt wirklich den neuesten Projektstand, viel zu volle Mailpostfächer, gleichzeitig fühlen sich viele Mitarbeiter schlecht informiert und wünschen sich einen beständigeren Informationsfluss zur Führungskraft.

Worauf kommt es nun an? Das Aufsetzen eines Intranet-Projekts sind nach einer Studie von Gartner meistens 20% IT-Leistungen und 80% das Erlernen neuer Arbeitsweisen und Organisationsentwicklung. Aber wo kommen die kommunikative Kultur und die dazugehörigen Kompetenzen her, um die moderne Arbeitswelt gemeinsam zu gestalten? Es reicht keinesfalls, die Plattform nur bereitzustellen und Tool-Trainings anzubieten. Für eine erfolgreiche Implementierung in den Arbeitsalltag ist die Einführung neuer Kommunikationswege und das Erweitern des Skill- und Mindsets.

Für Entwicklung und Einführung favorisiert Steffi ein freiwilliges, motiviertes, begeistertes Projektteam aus zukünftigen Nutzern, denn diese Begeisterung wirkt ansteckend, inspiriert und ist ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor. Speziell ausgebildetet Community Manager tragen die neuen Arbeitsweisen in alle Bereiche des Unternehmens.
Als zentrale Schlüssel für erfolgreiche Umsetzung und breite Akzeptanz nennt Steffi das frühzeitige Einbeziehen möglichst vieler Stakeholder, vielfältige Mitgestaltungsmöglichkeiten durch die zukünftigen Nutzer:innen, eine enge Zusammenarbeit mit den Führungskräfte und angemessene Ressourcen zur Einarbeitung aller Mitarbeiter:innen und der Gestaltung des Wandels.

Um Projektteams auf ein Intranet-Projekt vorzubereiten, hat Steffi ein spezielles Planspiel entwickelt. Denn für eine Plattform-Einführung braucht es neben Knowhow vor allem Erfahrung. Am besten man/frau hat es schon einmal gemacht, bevor es losgeht mit dem Projektstart. Planspiele entwerfen eine „zweite Realität“, in der sich Erfahrungen sammeln lassen, bevor sie real werden. Das Lernen steht dabei Kopf. Normalerweise sind wir gewohnt zu lernen, um etwas machen zu können. Im Planspiel machen wir, um etwas lernen zu können. Hier simuliert sie mit ihrem Team in vier Tagen einen normalerweise ca. zwei bis drei Monate dauernden Prozess, die Teilnehmenden identifizieren dabei frühzeitig Probleme und entwickeln gemeinsam Lösungen.

Nach erfolgreicher Einführung einer Plattform erlebt Steffi oftmals deutlich zufriedenere Mitarbeiter:innen und eine deutlich effizientere Zusammenarbeit.

 

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Das inspiriert Steffi Gröscho:

Das Nichts... schätze ich im Alltagstrubel  besonders – konzentriertes Nichtstun und Stille. Ich finde sie in der Stunde vorm Tagesstart, bei einer Tasse Tee oder einfach sitzend an einem schönen Ort. Manchmal wird das Gehirn dann mit neuen Ideen durchflutet.

Die Mitmenschen… inspirieren mich mit ihren wunderbaren Gedanke. Egal ob auf den vielen Social-Media-Kanälen, in einem Buch, bei einem intensiven Gespräch zu zweit, plauschend in der DB, auf meinen (leider gerade nicht stattfindenden) vielen Auslandsreisen als Digitale Halbzeit-Nomadin, in den Projekten mit meinen Kunden und Netzwerkpartnern –  das Leben bietet einfach so viel Stoff.

Die Reibepunkte… bei Herausforderungen und in Krisen bringen einem zwangsläufig nach vorn. Im ersten Moment fühlt sich das natürlich nicht gut an. Aber rückblickend weiß ich, dass ich in schwierigen Zeiten am meisten gelernt und verändert habe. Inzwischen feiere ich diese, denn hinterher ist es immer besser als vorher. Man erinnere mich nach Corona daran … ;o))

Die Natur... Mit Erfurcht schaue ich auf das, was die Natur an Inspiration bietet. Ich hätte nie gedacht, dass nicht nur die Berge und Seen, sondern selbst Wüsten so vielfältig und interessant sein können. Ich leide regelmäßig am „Großstadt-Syndrom“. Nach zwei Wochen in der Stadt muss ich aufs Land, damit ich wieder „richtig ticke“.